Ratusan Relawan Siapkan Penyambutan Delegasi Sidang Pleno FABC ke-12 di Jakarta

Jakarta menjadi saksi salah satu pertemuan lintas negara terbesar di kalangan Gereja Katolik Asia tahun ini, dengan persiapan yang melibatkan ratusan tangan di balik layar demi menyambut ratusan delegasi dari berbagai penjuru benua.

Para kardinal, uskup, imam, biarawan, biarawati, dan delegasi awam dari seluruh Asia mulai berdatangan ke Jakarta pada 20 Juli 2026, untuk mengikuti Sidang Pleno ke-12 Federation of Asian Bishops' Conferences (FABC). Ratusan relawan dikerahkan untuk mengoordinasikan penyambutan di bandara, transportasi, registrasi, hingga akomodasi selama pertemuan yang berlangsung sepekan penuh ini.

Persiapan Sejak Pagi Buta di Bandara

Sejak dini hari, tim relawan sudah bersiaga di Bandara Internasional Soekarno-Hatta untuk menyambut para delegasi yang tiba dari Asia Timur, Asia Selatan, Asia Tenggara, dan berbagai kawasan lain di benua ini. Dilengkapi jadwal kedatangan, kartu identitas, dan alat komunikasi, para relawan memantau perkembangan jadwal penerbangan, menyambut para peserta, serta mengoordinasikan transportasi menuju lokasi sidang dan akomodasi resmi di Hotel Mulia Jakarta.

Sementara tim di bandara menangani kedatangan, relawan lain di hotel menyiapkan pusat registrasi, tempat para delegasi menerima kartu akreditasi, materi konferensi, dan informasi seputar rangkaian program sidang. Tim lain turut membantu peserta dalam proses check-in, penanganan bagasi, hingga orientasi setelah perjalanan internasional yang panjang.

Persiapan tidak berhenti pada urusan penyambutan dan akomodasi semata. Tim media menguji fasilitas siaran langsung, panitia liturgi menyelesaikan persiapan perayaan Ekaristi, sementara tim komunikasi, medis, hospitality, dan teknis melakukan pengecekan operasional terakhir sebelum sidang resmi dibuka.

Semangat Penyambutan sebagai Saudara

Menurut Pastor Frans Kristi Adi Prasetya, Sekretaris Panitia Penyelenggara Lokal, kedatangan para delegasi ini merepresentasikan lebih dari sekadar awal logistik acara. "Sebelum para delegasi memasuki ruang pertemuan untuk berefleksi bersama tentang tantangan yang dihadapi Gereja di Asia, kami ingin mereka lebih dulu merasakan bahwa mereka disambut sebagai saudara dan saudari," ujarnya.

Ia menambahkan bahwa penyambutan ini mencerminkan semangat sinodal yang menjadi landasan sidang. "Setiap aspek penyambutan dirancang bukan sekadar untuk memberikan kenyamanan, tetapi untuk mengekspresikan semangat Gereja sinodal, Gereja yang berjalan bersama."

Kolaborasi Berbagai Pihak Selama Berbulan-bulan

Mengorganisasi kedatangan delegasi ini membutuhkan persiapan dan koordinasi selama berbulan-bulan antara relawan Gereja, otoritas bandara, pejabat imigrasi, penyedia transportasi, staf hotel, dan berbagai instansi pemerintah. Perubahan jadwal penerbangan, registrasi tambahan, dan pengaturan transportasi terus dipantau dan dikelola sepanjang hari.

Pastor Frans menyebut upaya kolaboratif ini sendiri mencerminkan tema sinodalitas yang diusung sidang. "Keberhasilan Sidang Pleno FABC tidak bertumpu pada upaya satu kelompok saja, melainkan pada kolaborasi seluruh umat Allah. Umat awam, biarawan dan biarawati, imam, uskup, relawan, dan mitra pemerintah masing-masing berkontribusi sesuai peran mereka, bersatu dalam komitmen bersama untuk melayani Gereja di Asia," ujarnya.

Salah satu relawan yang turut bertugas adalah Hilary Aristotel, salah satu liaison officer yang ditugaskan mendampingi delegasi sepanjang sidang berlangsung. "Merupakan sebuah kehormatan bisa terpilih sebagai Liaison Officer dan menjadi bagian dari acara sepenting ini," ujarnya.

Hilary menjelaskan bahwa perannya membutuhkan koordinasi konstan untuk merespons kebutuhan hampir 150 peserta, sambil bekerja sama erat dengan tim yang bertanggung jawab atas keamanan, transportasi, akomodasi, komunikasi, layanan kesehatan, dan hospitality. Menurutnya, pengalaman ini menunjukkan bagaimana berbagai komite bekerja sama menuju tujuan bersama, dengan setiap peran turut berkontribusi pada suksesnya penyelenggaraan sidang.

Sidang Bertema Konversi Sinodal

Menjelang malam, sebagian besar delegasi sudah tiba di Hotel Mulia dan mulai menempati akomodasi mereka. Tim penyelenggara terus meninjau jadwal kedatangan hari berikutnya sembari menyelesaikan persiapan akhir untuk sesi pembukaan.

Sidang Pleno FABC ke-12 yang menjadi tuan rumahnya Gereja Katolik di Indonesia ini mempertemukan para pemimpin Gereja dari seluruh Asia selama sepekan penuh doa, dialog, dan discernment, dengan mengusung tema konversi sinodal dan misi Gereja sebagai penghubung lintas benua Asia.